Những hàm cơ bản trong Excel mà bạn cần nhớ

Excel là một phần mềm nằm trong bộ Microsoft Office. Công cụ này giúp người trình bày thông tin dưới dạng bảng, tính toàn, ghi lại dữ liệu và xử lý thông tin nhanh chóng chính xác với dự liệu lớn. Các trang tính của Excel được phân chia theo các hàng, cột giúp cho người dùng sử dụng và quản lý nhanh. Trong bài viết này mình xin chia sẻ tới các bạn mới học Excel những hàm cơ bản bạn cần nhớ.
Khi làm việc trên Excel thì những hàm cơ bản bạn sẽ gặp rất thường xuyên trong tính toán. Những hàm cơ bản giúp bạn tính toán số liệu và dự liệu trực tiếp trên bảng tính và tiện lợi. Giống như công thức toán thì các hàm Excel là những công thức được định nghĩa trước và có sẵn trên phần mềm. Công việc của bạn chỉ việc sử dụng mà thôi.
Những hàm cơ bản sau đây như hàm Excel tính toán, thống kê,... sẽ rất có ích với các bạn thường xuyên phải làm việc trên bảng tính Excel, đặc biệt với các bạn đang học ngành kế toán, văn phòng nhân sự. Vì thế bạn hãy chắc chắn nắm chắc kiến thức các hàm cơ bản này nhé.

1 - Hàm đếm và tính tổng

Hàm đếm COUNT

Hiện tại bạn đang cần tính một bảng tính với cơ sở dữ liệu lớn và cần biết có bao nhiêu ô trong một cột, vùng nào đó hay trong toàn bộ bảng tính chưa toàn số (không chứa chữa chứ). Thay vì bạn phải ngồi đếm thủ công thì hàm =COUNT sẽ giúp bạn làm việc này.
Ví dụ: bạn đang cần đếm từ ô C1 đến C10(trong cột C như dưới hình), bạn hãy gõ: =COUNT(C10:C10)

Hàm đếm COUNTIF với điều kiện cụ thể

Bạn muốn đếm các ô dựa trên một điều kiện cụ thể (vd: lớn hơn 10 ), hãy sử dụng hàm COUNTIF sau đây.
Như hình bên dưới mình kiểm tra cột C có các số lớn hơn 10, bạn hãy gõ: =COUNTIF(C1:C10,">10")

Hàm hàm đếm COUNTIFS với nhiều điều kiện

Để đếm các ô dựa trên nhiều điều kiện (vd: red và lớn hơn 8), hãy sử dụng hàm COUNTIFS sau đây.
Hình bên dưới mình kiểm tra cột C có các số lớn hơn 8 với điều kiện cột A red, bạn hãy gõ: =COUNTIFS(A1:A10,"red",C1:C10,">8" )

Hàm tính tổng SUM

Đây là những hàm đầu tiên mà những người mới học Excel cần phải biết. Vd: Bạn muốn cộng các số trong cột A1 với B1 với nhau, rồi hiển thị kết quả trong ô B2.
Bạn di chuyển vào ô B2 và gõ: =SUM(A1,B1), nhấn Enter để thực hiện. Để tính tổng nhiều ô hơn thì bạn thêm như ô cần tính vào hàm. vd: =SUM(A1,B1,C1,...)

Hàm tính tổng SUMIF có điều kiện

Để tính tổng các ô dựa trên một điều kiện (vd: lớn hơn 8), hãy sử dụng hàm SUMIF sau (hai đối số).
Thực hiện: Bạn gõ: =SUMIF(B1:B5,">8"), nhấn Enter. (đối số cuối cùng là tổng của 2 ô trên)
Để tính tổng các ô dựa trên một tiêu chí cụ thê(vd: red). Hãy sử dụng hàm SUMIF với 3 đối số (đối số cuối cùng là phạm vi cần tính tổng).
Thực hiện: Bạn gõ: =SUMIF(A2:A4,"red",B2:B4), nhấn Enter. (đối số cuối cùng là tổng của 2 ô trên)

Hàm tính tổng SUMIFS với nhiều điều kiện

Ở trên mình đã hướng dẫn các bạn cách tính tổng với 1 điều kiện cụ thể. Để tính tổng với nhiều điều kiện khác nhau (vd: blue và red), bạn hãy dùng hàm SUMIFS, xem hình ảnh bên dưới.
Thực hiện: Bạn gõ: =SUMIFS(C1:C5,A1:A5,"blue",B1:B5,"red"), nhấn Enter.

Hàm tính giá trị trung bình AVERAGE

Trong Excel thì hàm = AVERAGE dùng để tính giá trị trung bình trong những số được chọn. VD: Bạn muốn tính giá trị trung bình từ ô A3 đến ô E3, bạn hãy gõ =AVERAGE(A3:E3) rồi nhấn Enter, như hình dưới.

Hàm đếm ô trống COUNTBLANK

Bạn sử dụng hàm =COUNTBLANK để đểm các ô trống (vd: đếm các ô trống từ ô A1 đến A10)
Thực hiện: Bạn gõ: =COUNTBLANK(A1:A10), nhấn Enter.

Hàm đếm các ô không trống COUNTA

Bạn dùng hàm =COUNTA để đếm các ô khoảng trống, bao gồm cả các ô số và chữ cái. Bạn chỉ cần gõ =COUNTA(phạm vi bảng tính cần đếm).
Thực hiện: Bạn gõ: =COUNTA(A1:A10), nhấn Enter.

Hàm tính tổng giá tiền sản phẩm SUMPRODUCT

Sử dụng hàm =SUMPRODUCT để tính tổng sản phẩm của các số tương ứng (vd: tính tổng tiền của các sản phẩm dựa trên số lượng và giá tương ứng của từng sản phẩm) trong một hoặc nhiều dãy. Như trên toán học bạn muốn tính tổng tiền của sản phẩm thì bạn sẽ thực hiện phép tính: (1 * 1200) + (2 * 160) + (3 * 180) + (4 * 1000) = 6060. Nhưng trên Excel bạn chỉ cần gõ: =COUNTBLANK(phạm vi cần tính), Phạm vi cần tính tổng phải có cùng hàng tương ứng, nếu không Excel sẽ hiển thị lỗi #VALUE!
Thực hiện: Bạn gõ: =SUMPRODUCT(B2:B5,C2:C5), nhấn Enter.

Hàm MIN, MAX

Dùng hàm =MIN hoặc =MAX để tính giá trị nhỏ nhất, giá trị lớn nhất.
tính giá trị nhỏ nhất của ô A3 đến ô E3 bạn chỉ cần gõ: =MIN(A3:E3), nhấn Enter. Làm ngược lại với hàm =MAX

2 - HÀM Logic

Hàm IF

Sử dụng hàm =IF để kiểm tra xem giá trị trả về có đúng hay sai. Công thức =IF(điều kiện,"giá trị đúng","giá trị sai"). Để áp dụng cho nhiều điều kiện bạn sẽ phải dùng đến hàm IF lồng nhau. trong ví dụ dưới dây chúng ta thử kiểm tra giá trị ở ô B1 có lớn hơn 9 không.
Bạn chỉ cần gõ: =IF(B1>9,"Correct","Incorrect"), nhấn Enter.

Hàm AND

Sử dụng hàm AND kết quả sẻ được trả về giá trị đúng nếu tất cả điều kiện đúng và ngược lại. Công thức =IF(AND(điều kiện),"giá trị đúng","giá trị sai). giả sử chúng ta kiểm tra giá trị ỏ ô A1
Bạn chỉ cần gõ: =IF(AND(A1>10,B1>10),"Correct","Incorrect"), nhấn Enter.
Bạn thấy ảnh trên: ở ô A1, B1 chúng đều có giá trị > 10 nên sẽ trả kết quả là Correct

Hàm OR

Ngược với hàm AND, thì hàm OR trả về giá trị đúng nếu có bất kì điều kiện nào được thỏa mãn, trả về giá trị sai nếu tất cả đều không thỏa mãn điều kiện.
Bạn chỉ cần gõ: =IF(OR(A1>10,B1>10),"Correct","Incorrect"), nhấn Enter.
Bạn thấy trên hình ảnh ô A1 > 10 và ô B1 < 10 vẫn trả về giá trị Correct.

Hàm IF lồng nhau

Khi bạn làm với nhiều điều kiện với nhau thì hàm IF lồng nhau sẽ giúp bạn trong việc tính toán nhanh. Công thức =IF(A1=3,"Bad",IF(A1=5,"Good",IF(A1=6,"Excellent","No Valid Score")))
Bạn hãy xem ví dụ sau đây: Nếu A1 bằng 3 thì sẽ cho kết quả là Bad, bằng 5 trả kết quả Good, nếu bằng 6 trả kết quả Excellent, nếu là một giá trị khác sẽ trả kết quả No Valid Score. (Nếu bạn dùng Excel 2016 hoặc cao hơn, bạn chỉ cần sử dụng hàm IFS.

3 - Hàm Ngày và Tháng

Hàm YEAR, MONTH, DAY

Bạn muốn điền ngày trên excel thì dùng dấu / hay -, Điền thời gian bạn dùng :. Bạn có thể điền ngày, tháng và thời gian trên cùng một cột.
Bạn muốn lấy năm trong ngày tháng năm bạn sử dụng hàm =YEAR. Tương tự để lấy tháng dùng hàm =MONTH và lấy ngày dùng hàm =DATE. Công thức =YEAR(cột chứa năm cần lấy).

Hàm DATE

Đê cộng thêm ngày vào ngày tháng trước đó bạn chỉ cần gõ công thức: =A1+giá trị thêm.
Để cộng thêm số năm, tháng và ngày vào ngày tháng trước đó, bạn sẽ phải sử dụng đến hàm DATE. Công thức =DATE(YEAR(ô chứa ngày tháng gốc)+số năm cần thêm,MONTH(ô chứa ngày tháng gốc)+số tháng cần thêm,DAY(ô chứa ngày tháng gốc)+số ngày cần thêm).
vd: =DATE(YEAR(A1)+5,MONTH(A1)+6,DAY(A1)+7), nhấn Enter.
Lưu ý: Hàm DATE chỉ có 3 đối số là năm, tháng và ngày. Như hình bên trên thì excel sẽ tự hiểu 1 năm có 12 tháng nên nó sẽ tự nhảy thành năm 1999

Hàm NOW hiển thị thời gian hệ thống

Nếu bạn muốn thêm thời gian lên bảng tính excel trùng với thời gian trên máy tính thì hãy sử dụng hàm =NOW. Công thức: =NOW()
Hàm này sẽ không cần tham số trong dấu ngoặc, nó sẽ lấy thời gian trên hệ thống máy tính của bạn.

Hàm HOUR MINUTE SECOND

Giống như hàm YEAR MONTH DAY lấy ngày tháng năm, thì hàm HOUR MINUTE SECOND sẽ giúp bạn lấy giá trị giờ, phút, giây trong thời gian. Công thức: =HOUR(A1), =MINUTE(A1), =SECOND(A1)

Hàm TIME

Giống như hàm DATE, Thì hàm TIME được sử dụng để thêm số giờ, phút và giây vào thời giân ban đầu. Công thức =TIME(HOUR(ô thời gian ban đầu)+số giờ cần thêm,MINUTE(ô thời gian ban đầu)+số phút cần thêm,SECOND(ô thời gian ban đầu)+số giây cần thêm).
VD: =TIME(HOUR(A1)+5,MINUTE(A1)+6,SECOND(A1)+7), nhấn Enter.

Hàm tính số ngày giữa 2 mốc thời gian DAYS

Đây là hàm giúp bạn tính số ngày giữa 2 mốc thời gian khác nhau. vd: ô A1 có ngày bắt đầu và ô B1 có ngày kết thúc, ta có công thức: =DAYS(B1,A1).

Hàm DATEIF

Dùng hàm =DATEDIF để lấy thời gian ngày, tháng, năm cuả hai mốc thời gian trong excel. Công thức: =DATEIF(mốc thời gian thứ nhất,mốc thời gian thứ hai,"d"). Đối số thứ 3 là cái bạn muốn lấy, "d" là số ngày, muốn lấy số năm bạn thay bằng "y", lấy số tháng thay bằng "m".
VD: =DATEDIF(B1,B3,"d"), nhấn Enter.
Thay đối số thứ 3 bằng "yd" để bỏ qua năm, chỉ tính số ngày giữa các tháng của khoảng thời gian đó, "md" sẽ bỏ qua tháng, chỉ tính số ngày, "ym" sẽ bỏ qua năm, chỉ đếm số tháng chênh lệch, như dưới hình.
Lưu ý: Hàm này có thể trả về kết quả sai nếu ngày,tháng của ngày tháng thứ 2 (đối số 2) thấp hơn ngày,tháng ở ngày tháng thứ nhất (đối số 1). Xem hình dưới đây:
Khi đó bạn hãy dùng công thức: =YEAR(B3)-YEAR(B1) để có kết quả đúng.

Hàm WEEKDAY

Sử dụng hàm WEEKDAY sẽ trả về giá trị các thứ 2 đến thứ 7 (chủ nhật sẽ trả về giá trị 1), nó đại diện cho các ngày trong tuần. vd: 10/28/2021 là ngày thứ 5 trong tuần. Công thức: =WEEKDAY(ô chứ ngày tháng năm).
VD: =WEEKDAY(B1), nhấn Enter.

Hàm TEXT

Sử dụng hàm TEXT để hiển thị ngày trong tuần dưới dạng chữ. Công thức =TEXT(ô chứa ngày tháng,"dddd"), xem ví dụ bên dưới.
VD: =TEXT(B1,"dddd"), nhấn Enter.

Hàm NETWORKDAYS tính số ngày làm việc

Sử dụng hàm NETWORKDAYS để tính số ngày làm việc trong một thời gian cụ thể (tính số ngày làm việc trong 1 tháng hoặc hơn). Công thức: =NETWORKDAYS(B3,C3).
Nếu bạn thêm ngày nghĩ lễ hay nghỉ phép (ô D3,D4 như dưới hình). Kết quả sẽ trả về số ngày làm việc đã trừ đi số ngày nghỉ.

Hàm EOMONTH

Sử dụng hàm EOMONTH để lấy ngày cuối cùng trong ngày tháng hiện tại. Công thức: =EOMONTH(ô chứa ngày tháng hiện tại,0). Thay số 0 bằng số bất kì, ví dụ thay bằng 3 thì sẽ lấy ngày cuối cùng của 3 tháng sau, thay bằng -6 thì lấy ngày cuối cùng của 6 tháng trước, xem hình bên dưới.

4 - Hàm làm việc với chuỗi văn bản

Nỗi chuỗi văn bản

Để nỗi chuối văn bản trên Excel bạn sử dụng ký tự &, để chèn them dấu cách hãy sử dụng dấu “ “(mở ngoặc kép, cách, đóng ngoặc kép)
VD: =A3 & " " & B3, nhấn Enter.

Hàm LEFT

Sử dụng hàm LEFT để lấy những ký tự bên trái của một chuỗi. Công thức: =LEFT(ô chứa chuỗi cần lấy, số ký tự muốn lấy).
VD: =LEFT(A3,2), nhấn Enter.

Hàm RIGHT

Sử dụng hàm RIGHT để lấy những ký tự bên phải của một chuỗi. Công thức: =RIGTH(ô chứa chuỗi cần lấy, số ký tự muốn lấy).
VD: =RIGHT(A3,2), nhấn Enter.

Hàm MID

Sử dụng hàm MID để lấy những ký tự bắt đầu từ đầu (từ trái sang) của một chuỗi. Công thức: =MID(ô chứa chuỗi cần lấy, số ký tự muốn lấy). Trong ví dụ dưới đây mình sẽ lấy 6 ký tự, bắt đầu ký tự 2.
VD: =MID(A3,2,6), nhấn Enter.

Hàm LEN

Sử dụng hàm LEN để đếm só ký tự hoặc chiều dài của chuỗi ký tự trong một ô gồm cả chữ, số và khoảng trắng. Công thức: =LEN(ô chứa chuỗi cần đếm). Ví dụ sau đây ta kiểm tra ô A3 có bao nhiêu ký tự.
VD: =LEN(A3), nhấn Enter.

Hàm FIND

Sử dụng hàm FIND để tìm vị trí của một chuỗi con trong chuỗi. Công thức =FIND("chuỗi con", ô chứa chuỗi). Ví dụ sau đây ta tìm vị trí chuỗi con "in" trong chuỗi "Xin chào…".
VD: =FIND("in",A3), nhấn Enter.

Hàm SUBSTITUTE thay thế văn bản

Sử dụng hàm SUBSTITUTE để thay thế văn bản trong chuỗi bằng một văn bản khác. Công thức: =SUBSTITUTE(ô chứa chuỗi ban đầu,"văn bản ban đầu","văn bản thay thế"), bạn xem ví dụ bên dưới nhé. mình thay thế "12 3" thành chữ "bạn".
VD: =SUBSTITUTE(A3, "12 3", "bạn"), nhấn Enter.

Hàm cắt các khoảng trống TRIM

Giả sử bạn dán văn bản trên Excel như dữ liệu,trang web, phần mềm xử lý văn bản hoặc các chương trình văn bản khác, bạn sẽ thấy văn bản sau khi nhập có nhiều khoảng trắng trên excel. Hàm TRIM có công dụng là loại bỏ các khoảng trắng trên cùng 1 ô nhất định. Ví dụ hàm TRIM chỉ loại bỏ A3.
VD: =TRIM(A3), nhấn Enter.

Hàm LOWER, UPPER, PROPER chuyển đổi chữ hoa, chữ thường

Sử dụng hàm LOWER để chuyển đổi tất cả các chữ in hoa thành chữ thường. Công thức: =LOWER(ô chứa chữ cần chuyển đổi).
Để chuyển đổi tất cả các chữ thường thành chữ in hoa. Công thức: =UPPER(ô chứa chữ cần chuyển đổi).
Để chuyển đổi các chữ đầu thành chữ in hoa. Công thức: =PROPER(ô chứa chữ cần chuyển đổi).

Hàm EXACT so sánh hai cột

Sử dụng hàm EXACT dể so sánh giá trị của 2 cột có trùng nhau không. Công thức: =EXACT(ô cần so sánh), bạn xem ví dụ bên dưới.

Hàm CONCATENATE gộp nội dung

Sử dụng hàm CONCATENATE để gộp nội dung của hai hay nhiều ô thành một ô duy nhất. Công thức: =CONCATENATE(A1,B1,C1,D1)

5: Hàm tra cứu và tham chiếu

Hàm VLOOKUP

Sử dụng hàm VLOOKUP để tìm các giá trị trong cột ngoài cùng bên trái của bảng rồi trả về giá trị trong cùng một hang từ cột khác do bạn chỉ định. Công thức: =VLOOKUP(ô chứa giá trị tìm kiếm, vùng bảng chứa giá trị tìm kiếm và trả về,cột chứa giá trị trả về), xem ví dụ bên dưới.
VD: =VLOOKUP(A2,$D$5:$F$8,3,FALSE), nhấn Enter.
Bạn chỉ cần ấn giữ phím Ctrl và kéo xuống dưới để áp dụng cho các hàng bên dưới.

Hàm MATCH

Sử dụng hàm MATCH để trả về vị trí của giá trị trong một dải nhất định.
Blue được tìm thấy ở vị trí thứ 2 trong dải E4:E7. Đối số thứ 2 là tùy chọn, bạn có thể đặt đối số này là 0 để trả về vị trí của giá trị trong ô hoặc trả về #N/A nếu không tìm thấy.

Hàm INDEX

Hàm INDEX dưới đây trả về một giá trị cụ thể trong một phạm vi hai chiều.

Kết luận:

Ở trên mình đã chia sẻ tới các bạn nhưng hàm cơ bản trong Excel. hi vọng với bài viết trên sẽ giúp ích cho các bạn học tập hay làm việc. Chúc các bạn thành công!

Thành Đạt – Tổng hợp và edit
DMCA.com Protection Status

Techzezo.top

To maintain and develop the Blog, we have Adsense attached. Hope you don't hesitate to help me 1 click Adsense.

Post a Comment

Previous Post Next Post

Recent Post

Features